Основными задачами Архивного сектора являются:
1.1. Управление в сфере делопроизводства и архивного дела на территории Мангушского округа, поселков и сел, находящихся в административном подчинении Администрации (далее – подведомственная территория) в формах и порядке, определяемых законами и принятыми в их развитие нормативными правовыми актами.
1.2. Координация работы структурных подразделений Администрации и ее территориальных органов, осуществление взаимодействия с территориальными органами республиканских органов исполнительной власти, учреждениями, организациями, предприятиями независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, расположенными на подведомственной территории, по вопросам обеспечения сохранности, ведения учета и передачи на архивное хранение документов Архивного фонда Донецкой Народной Республики (далее – АФ).
1.3. Организация хранения и использования документов АФ, документов по личному составу и документов личного происхождения.
2. Для реализации возложенных на него задач Архивный сектор, в пределах полномочий, предусмотренных Положением об Администрации и настоящим Положением, на подведомственной территории выполняет следующие функции:
2.1. Подготовка и предоставление на рассмотрение Администрации предложений по бюджетному обеспечению мероприятий по развитию архивного дела и организация их выполнения.
2.2. Подготовка, по согласованию с ГГУДОАД ДНР, списка органов местного самоуправления, территориальных органов республиканских органов исполнительной власти, учреждений, организаций, предприятий независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, расположенных на подведомственной территории, в деятельности которых образуются документы АФ (далее – организации – источники формирования АФ).
2.3. Изучение истории организаций – источников формирования АФ, рассмотрение номенклатур дел и ознакомление с составом документальных фондов в их структурных подразделениях и архивах, подготовка, по согласованию с ГГУДОАД ДНР, перечня документов, подлежащих включению в АФ.
2.4. Подготовка и предоставление на согласование в ГГУДОАД ДНР предложений по вопросам:
продления сроков хранения документов АФ в архивах организаций – источников формирования АФ при отсутствии в архивохранилищах Архивного сектора свободных площадей;
сокращения сроков хранения документов в случаях отсутствия
у юридического лица правопреемника при его ликвидации, изменения формы собственности юридического лица государственной формы собственности;
определения места размещения документов в случае наличия угрозы утраты или повреждения документов;
определения места размещения документов по личному составу
при изменении формы собственности юридического лица государственной формы собственности.
2.5. Осуществление, по согласованию с ГГУДОАД ДНР, приема на хранение упорядоченных за счет фондообразователя документов АФ от организаций – источников формирования АФ после истечения предельных сроков хранения документов в их архивах.
2.6. Осуществление приема на хранение упорядоченных за счет фондообразователя документов по личному составу и документов, не законченных в делопроизводстве, физических лиц – предпринимателей, учреждений, организаций, предприятий независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, находящихся на подведомственной территории, в случае их ликвидации в установленном порядке.
2.7. Картонирование и размещение в архивохранилищах принятых на хранение документов АФ, документов по личному составу и документов личного происхождения.
2.8. Организация надлежащего хранения документов в соответствии с нормами, предусмотренными нормативными правовыми актами Донецкой Народной Республики, в том числе соблюдение светового, температурно-влажностного, охранного и противопожарного режимов.
2.2.9. Создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам, находящимся на хранении в Архивном секторе.
2.10. Ведение учета:
документов АФ, переданных на хранение в Архивный сектор;
документов АФ, находящихся на хранении в архивах организаций – источников формирования АФ;
документов по личному составу ликвидированных юридических лиц, физических лиц – предпринимателей, переданных на хранение в Архивный сектор;
документов личного происхождения, переданных на хранение
в Архивный сектор;
фото-(негативов и позитивов), видео-, фонодокументов, имеющих значение для изучения истории;
печатных, иллюстративных и других материалов, дополняющих документы Архивного сектора, использующихся для справочно-информационной работы;
учетных документов и справочного аппарата к документам, находящихся на хранении в Архивном секторе.
2.11. Осуществление в установленном порядке контроля соблюдения требований Типовой инструкции по делопроизводству в органах государственной власти, органах местного самоуправления Донецкой Народной Республики, утвержденной Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 16.10.2015 № 19-27, в организациях – источниках формирования АФ, обеспечение надлежащих условий хранения документов АФ и ведение учетных форм в их архивах.
2.12. Проведение ежегодной паспортизации архивов организаций – источников формирования АФ, сверки наличия дел постоянного хранения
в фондах Архивного сектора и организаций – источников формирования АФ.
2.13. Предоставление организациям – источникам формирования АФ методической, консультационной и практической помощи в подготовке положений об архивных подразделениях, положений об экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел постоянного хранения и дел по личному составу, актов об уничтожении документов, не подлежащих хранению, и иных документов, в формировании, оформлении дел и подготовке к передаче их на архивное хранение, проведение семинаров по вопросам организации работы делопроизводственных служб, архивов, экспертных комиссий, хранения документов.
2.14. Консультирование юридических лиц и физических лиц о составе, содержании, месте и сроках хранения документов по вопросам организации делопроизводства, упорядочения документов.
2.15. Организация использования сведений, содержащихся в документах АФ, документах по личному составу, документах личного происхождения, хранящихся в Архивном секторе путем:
инициативного информирования учреждений, организаций, предприятий о составе и содержании документов АФ;
предоставления в установленном порядке архивных копий документов, архивных справок по запросам юридических и физических лиц;
исполнения в установленном порядке социально-правовых запросов граждан в соответствии с Законом Донецкой Народной Республики «Об обращениях граждан»;
предоставления в установленном порядке копий или оригиналов архивных документов для пользования в пределах Архивного сектора;
выдачи в установленном порядке архивных документов во временное пользование за пределы Архивного сектора;
экспонирования архивных документов или их копий на выставках, экскурсиях;
проведения информационных мероприятий с использованием архивных документов, в том числе подготовки радио- и телепередач, кино-
и видеофильмов;
публикации архивных документов и обнародования информации, содержащейся в документах, в средствах массовой информации, в том числе электронных;
проведения стажировок, семинаров по вопросам теории и практики делопроизводства и архивного дела.
2.16. Осуществление, по согласованию с ГГУДОАД ДНР, передачи на хранение в Государственный архив Донецкой Народной Республики документов АФ после истечения сроков их хранения в Архивном секторе.
2.17. Подготовка и предоставление Администрации, ГГУДОАД ДНР информации, статистических и отчетных форм по вопросам, относящимся к компетенции Архивного сектора.
2.18. Осуществление справочно-информационной работы, проведение приема юридических лиц и граждан по вопросам, относящимся к компетенции Архивного сектора.
2.19. Организационное и документационное обеспечение работы Экспертной комиссии Архивного сектора, оформление протоколов заседаний и осуществление контроля выполнения протокольных поручений комиссии.
2.20. Организационная и документационная подготовка совещаний с участием главы администрации, управляющего делами администрации по вопросам, относящимся к компетенции Архивного сектора, оформление протоколов и осуществление контроля выполнения протокольных поручений.
2.21. Подготовка проектов приказов, распоряжений главы администрации по вопросам, относящимся к компетенции Архивного сектора.
2.22. Рассмотрение, по поручению главы администрации, управляющего делами администрации, обращений граждан, служебных писем и иных документов по вопросам, относящимся к компетенции Архивного сектора, поступивших в Администрацию, и подготовка проектов ответов на них.
2.23. Подготовка информации по вопросам, относящимся к компетенции Архивного сектора, для размещения на официальном сайте Администрации, в телекоммуникационной сети общего пользования, средствах массовой информации.
2.24. Осуществляет меры по предупреждению и противодействию коррупции в пределах компетенции Архивного сектора.
2.25. Осуществляет меры по противодействию и предупреждению экстремистской деятельности, информирует в установленном порядке
при обнаружении проявлений экстремистской деятельности в пределах компетенции Архивного сектора.
3. Архивный сектор осуществляет иные функции, необходимые для реализации возложенных на него задач, выполняет поручения главы администрации, управляющего делами администрации, относящиеся к сфере деятельности Архивного сектора, в соответствии с законодательством Донецкой Народной Республики, Положением об Администрации и настоящим Положением.